Impact van uw IT Organisatie naar Cloud.

Inmiddels is de techniek voor private en hybride cloud oplossingen voor handen, ze zijn beter budgetteerbaar en minder complex dan traditionele it omgevingen. Maar belangrijk is dat je voldoet aan de cloud specificaties die specifiek gelden bij cloud oplossingen. Want een virtueel platform zonder selfservice portal, is geen cloud. Een cloud platform moet daarnaast schaalbaar en flexibel zijn, eenvoudig toegankelijk via een self-service portal, We kennen bij cloud computing een resource pool voor gebruikers en meet het gebruik daarvan.

Maar naast de juiste keuze voor technologie is er meer nodig voor een uw organisatie om een goede cloud invulling te kunnen geven aan uw medewerkers. Het succes van een cloud oplossing is in belangrijke mate bepalend van het verwachtingspatroon vanuit uw eigen IT. Uiteindelijk zet je een hele nieuwe dienstverlening voor je eindgebruikers neer zowel intern als extern. Wil je aan de verwachtingen van je eindgebruiker en klanten blijven voldoen dan zul je de IT organisatie moeten ombouwen naar een selfservice dienstverlener.

De uitdagingen van deze tijd zijn om constante verandering en het in staat zijn van nieuwe technologische ontwikkelingen snel te adopteren als organisatie. De grote rem op deze ontwikkelingen is dat de meeste traditionele IT afdelingen hier nog niet klaar voor zijn, maar de business het wel verlangt.

Wat we dan ook vaak zien ontstaan is ‘schaduw IT’, met andere woorden de business gaat IT buiten de IT- afdeling om in regelen. Dit zorgt voor stijgende kosten, niet efficiëntie IT afdelingen waar de dienstverlening achter de feiten aan loopt tot frustratie van de eindgebruikers. De kosten stijgen, omdat de IT afdeling vaak met dure, traditionele oplossingen werkt. IT afdelingen zouden meer naar hun eigen processen moeten kijken en deze dan ook meer automatiseren. Dit zou direct tot betere voorspelbaarheid van diensten en heldere aanrekening van gebruikers gerelateerde kosten leiden. Hiermee is IT organisatie prima in staat een hybride portfolio van cloud diensten te leveren, dat wel voldoet aan het verwachtingspatroon van de business. Sneller, betrouwbaarder en flexibel in gebruikers kosten. Daartoe zetten we een paar uitgangspunten voor jou op een rijtje:

Meten is weten

Neem in uw Cloud strategie de noodzakelijke veranderingen mee welke nodig is voor een juiste dienstverlening die aan de nieuwe verwachtingen van de Business voldoet. Want de impact van een goede IT organisatie op de organisatie kan groot zijn. Hoe uw belangrijkste processen en IT inrichting scoren op het vlak van Cloud kunnen we met een eerste inventarisatie snel in kaart brengen.

Van de traditionele IT specialisten, wordt afscheid genomen.

Veel organisaties werken met ITIL beheer processen en hebben de IT afdeling ingedeeld volgens een bepaalde structuur: de bekende diciplines. De IT medewerkers werken volgens een vaste rolverdeling en hebben daarin een bepaald kennisniveau opgebouwd. Zonder de interne organisatie aan te passen kan je niet verwachten dat je de dienstverlening kan omgooien naar een cloud strategie met bijbehorend portfolio. Er zal weerstand ontstaan: medewerkers zijn niet opgeleid en de rolverdeling is niet optimaal waardoor de efficiëntie snel zal afnemen. Deze verandering van de bestaande organisatie is voor veel IT organisaties echter niet zo vanzelfsprekend. Want waar begin je eigenlijk aan en wat wil je precies bereiken? Hoe weet je überhaupt waar je nu als organisatie staat?

Flexibiliteit als IT Cloud provider

ITIL, of een willekeurig ander ITSM framework benoemd diverse beheerprocessen. Deze zijn vaak log ingeregeld met lange doorlooptijd, met name het change- en testproces. De reden is vaak de handmatige acties die goedgekeurd moeten worden. Dit gaat niet als je IT als cloud provider wilt inrichten. Selfservice is hier het keyword, repeterende wijzigingen worden niet meer handmatig uitgevoerd.

De Processen

Concentreer je op de vijf belangrijkste processen als IT Cloud Provider en richt deze processen in met focus op je gebruikers: Capacity Management, Availability Management, Demand Management, Service Asset & Configuration Management en Incident Management. Processen met dezelfde benaming als voorheen, maar met een andere invulling en volledig geautomatiseerd zodat ze aansluiten op de nieuwe snelle/flexibele dienstverlening die daarmee tevens volledig budgetteerbaar is geworden.

Governance

Maak je cloud beheerders verantwoordelijk voor de volledige dienst en schuif het niet af op de traditionele proces managers. Gebruik het 4 of 6-ogen principe binnen je nieuwe multi disciplinaire teams om belangrijke wijzigingen goed te keuren en laat dit niet via een Change Advisory Board verlopen. Dit vereist een cultuur waarbij de beheerders direct kunnen inschatten wat de impact is en geen onnodige risico’s nemen. Testen en wijzigingen worden daarnaast zoveel mogelijk geautomatiseerd om snelheid te verhogen en kans op handmatige fouten te verlagen. De grote cloud providers hebben al aangetoond dat dit model goed werkt. Ook een van de grootste Multidiciplinaire projecten in de infrastructuur in Nederland (SAAone) heeft aangetoond dat dit model beter werkt dan de traditionele modellen.

Rollen

Je hebt de juiste mensen van het juiste niveau nodig met analytische skills aangezien cloud diensten een bepaalde complexiteit hebben. Omdat je niet meer met cellen werkt vanwege snelheid en integratie worden deze omgezet naar teams met meerdere disciplines binnen één team waarin ze samen komen en kennis onder de hele groep gedeeld wordt. Iedereen binnen de teams pakt zijn verantwoordelijkheid. Dit zorgt weer voor korte lijnen en snel kunnen schakelen. Dit sluit goed aan op de eerder genoemde governance.

Je ziet daarbij drie belangrijke nieuwe rollen ontstaan voor de IT Cloud Organisatie:

– Cloud Architect: De persoon met de business kennis en die dit vertaald naar de juiste technische oplossing(en). Bij kleinere organisaties kan deze rol ook prima bij de senior specialisten worden ondergebracht.

– Cloud Analist: Aangezien alles geautomatiseerd is heb je wel mensen nodig met een hoog analytische vermogen die de informatie uit de systemen snapt. Een analist kan zorgen dat er proactief wordt ingesprongen op meldingen en zorgen dat de dienst niet in gevaar komt.

– Cloud Beheerder & Ontwikkelaar: Deze werken samen in een team zodat de dienst continu verbeterd wordt. De beheerder zorgt voor de infrastructuur en geeft aan de ontwikkelaar aan wat er aan automatisering of functionaliteit verbeterd kan worden. Samen zorgen ze voor een snelle implementatie in sprints.

Innovatie en kennisopbouw

Essentieel voor de continue innovatie is dat de betrokkenen op de hoogte blijven en elkaar ook van kennis voorzien. Je kan dit zien als de saté prikker door je afdeling: iedereen leert continu van elkaar en deelt kennis zodat de verantwoordelijkheid niet afgeschoven hoeft te worden. Dat was immers het probleem van de traditionele silo’s, waar iedereen zich alleen concentreerde op zijn eigen kennisdomein.

Voor onze gebruikers

Maar waarvoor doe je het nu allemaal? Om het de gebruikers of klanten het zo eenvoudig mogelijk te maken. Zij moeten het gevoel hebben dat ze ontzien worden en dat de cloud dienst die je aanbiedt echt een toegevoegde waarde heeft. Zorg dan ook dat hun feedback zo snel en eenvoudig mogelijk weer bij de ontwikkelaars en beheerders terecht komt. Hoe prettig is het als jij ergens je suggestie aanmeld en binnen enkele dagen zie je al dat dit is verwerkt in de dienst? Continu verbeteren en luisteren naar je gebruikers zal ervoor zorgen dat de IT afdeling een zeer hoge toegevoegde waarde creëert voor de organisatie en daarmee zijn bestaansrecht aantoont en ‘schaduw IT’ wordt voorkomen. Dat is uiteindelijk waarvoor we deze hele organisatie verandering zijn door gegaan. Het hoeft niet allemaal in één keer. Bepaal zelf je doelstellingen en zorg dat je daarmee IT Cloud Organisatie realiseert!

Onze IT afdeling moet werken als een cloud provider!

Neem dan contact op met uw Partner IT Regie Management

#Cloudcomputing #ITRegieManagement #ITOrganisatie